CHIKARA

Privacy beleid Sportschool Chikara


1.              Aanleiding 

 

1. AVG/GDPR 

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Hoewel veel afspraken al opgenomen zijn in de Nederlandse wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), is die wet vanaf dan niet meer geldig. De nieuwe Europese privacywetgeveng heeft daarom ook impact op Sportschool Chikara. 

 

2.  Wat verandert er? 

Alle organisaties in de EU, dus ook Sportschool Chikara heeft moeten nadenken over en vastleggen welke persoonsgegevens wij bewaren en hoe wij die beveiligen. De wet kent drie belangrijke thema’s : 

1.      Het bewaren van persoonsgegevens 

2.      Het beschermen van persoonsgegevens 

3.      Het melden van datalekken bij de toezichthouder 

Alle afspraken die Sportschool Chikara hierover heeft gemaakt, zijn vastgelegd in dit privacy reglement dat inzichtelijk is voor leden. Hiermee voldoet Sportschool Chikara aan de verplichting in de wet die voorschrijft dat je moet aantonen dat je aan de wetgeving voldoet. 

 

2 Persoonsgegevens 

 

2.1  Wat zijn persoonsgegevens? 

 

Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon is een persoonsgegeven. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijk persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Dit houdt in, dat onder deze AVG valt gegevens van leden van Sportschool Chikara, hierna “karateka’s”. 

 

2.2  Relevante persoonsgegevens voor Sportschool Chikara 

 

Sportschool Chikara heeft bepaalde persoonsgegevens nodig om karateka’s in te kunnen schrijven bij Sportschool Chikara, de NKA en de overkoepelende organisatie IFK. Persoonsgegevens geven alle informatie over de karateka die voor Sportschool Chikara van belang zijn om tijdens het lidmaatschap van de karateka bij de sportschool naast karate trainingen een goede “achter de schermen” samenwerking te hebben. 

 

 

2.3  Verwerking persoonsgegevens door Sportschool Chikara 

 

Sportschool Chikara registreert alleen de uiterst benodigde persoonsgegevens voor het bijhouden van de actuele leden, het organiseren van evenementen en de registratie van karateka’s bij de NKA en IFK. Deze perssonsgegevens zijn alleen in te zien/in het bezit van het bestuur van Sportschool Chikara en zijn opgeslagen op de computer van het bestuur van Sportschool Chikara. De inschrijfformulieren van alle actuele leden worden bewaard in een afgesloten kast op het kantoor van het bestuur van Sportschool Chikara. Door middel van de aanmelding van de karateka bij de sportschool wordt de karateka automatisch geregistreerd bij de NKA. De persoonsgegevens die geregistreerd worden zijn de naam, geboortedatum en graad. Deze persoonsgegevens worden alleen bewaard op de ledenlijst die alleen in te zien is/in het bezit is van het bestuur van de NKA of de daardoor aangewezen personen. Deze lijst wordt digitaal opgeslagen op computers die beveiligd zijn door middel van een wachtwoord. De NKA stuurt deze gegevens alleen door naar de IFK voor de internationale ledenregistratie. 

 

2.4  Gezondheidsinformatie 

 

Voor het volgen van trainingen vraagt Sportschool Chikara om gezondheidsinformatie. Deze informatie wordt door Sportschool Chikara bewaard in een afgesloten envelop en alleen geopend als daar noodzaak toe is. Deze informatie is in te zien, als daar noodzaak toe is, door het bestuur van Sportschool Chikara. Na beëindiging van het lidmaatschap bij Sportschool Chikara wordt de informatie terug gegeven aan de karateka c.q. vernietigd. In de periode dat Sportschool Chikara deze gegevens in haar bezit heeft wordt dit bewaard in een speciale map, die alleen in het bezit is van het bestuur van Sportschool Chikara. 

 

3  Beëindigen registratie 

 

Er is een verplichting om persoonsgegevens te verwijderen als deze niet meer worden gebruikt voor het doel waarvoor ze worden bewaard. Na afmelding van een karateka worden eventuele nog in het bezit van Sportschool Chikara zijnde gezondheidsinformatie aan de karateka terug gegeven c.q. vernietigd. 

Karateka’s blijven als voormalig karateka geregistreerd staan bij de NKA tenzij er door de karateka om vergetelheid wordt gevraagd. De reden dat gegevens van deze voormalige karateka’s wel bewaard worden is vanwege het feit dat het IFK lidmaatschap en Dan graden levenslang zijn en het historisch besef van de organisatie. 

 

4  Recht op vergetelheid 

 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR). Indien een karateka een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Sportschool Chikara binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris van Sportschool Chikara die het verzoek in overleg met het bestuur van Sportschool Chikara in behandeling neemt.